Une / Un Office Manager (H/F)

Le contexte du recrutement :

La mission de For Talents est d’augmenter la réussite des passages de flambeau dans les entreprises familiales

Pour réaliser cette mission, deux voies complémentaires se déploient :

• L’investissement dans des entreprises détenues par des familles & leur accompagnement:

passage de flambeau, gouvernance familiale et gouvernance de l’entreprise, projet du nouveau dirigeant familial

• L’observatoire :

développer notre expertise et partager nos bonnes pratiques avec le plus grand nombre de familles contrôlant des entreprises (toutes tailles), et nous permettre d’être toujours plus pertinents grâce à l’enrichissement de nos savoirs.

For Talents a été créée il y a 3 ans par Matthieu Leclercq et a aujourd’hui investit pratiquement 500m€ auprès de 6 participations, détenues par des familles et qui vivent une transmission entre deux générations.

L’Observatoire au sein de For Talents a été créé il y a un peu plus d’un an.

À la suite d’un départ dans l’équipe, nous souhaitons aujourd’hui recruter :

Les missions :

Support de l’équipe (Accompagnement / Observatoire / Support) :

• • Support aux actions opérationnelles du pôle Observatoire et Accompagnement des participations :

    • Contribution à la réalisation du plan d’action éditorial annuel (parutions, suivi du planning éditorial…)
    • Relations avec l’agence de communication et suivi du déploiement des actions annuelles
    • Organisation de séminaires
    • Organisation de rencontres avec nos différentes participations
    • Relations avec l’éco système direct des partenaires de For Talents
    • Être force de proposition, en lien avec la mission de For Talents

• • Support aux différents pôles d’activité de For Talents Transmission :

    • Production de support en lien avec les différents besoins (exemple : présentations pour les banques d’affaires…)
    • Suivi des points particuliers

• • Suivi administratif :

    • Elaboration du budget de son périmètre dont il/elle a la responsabilité
    • Accueil et intégration des nouveaux collaborateurs
    • Proposition et rédaction de process /procédures (Process d’accueil nouveau salarié / gestion parc téléphone, bureau, clé, visite site)
    • Suivi des factures (réception / vérification et validation / relance)

Gestion du site :

• • Faire des bureaux un lieu chaleureux pour travailler ensemble (extérieur et intérieur) ; être force de proposition et faire preuve d’autonomie de manière à faire vivre un environnement de travail favorisant le bien-être de l’équipe
  • Support à l’animation des temps d’équipe (réunions mensuelles, déjeuners contact avec des invités, et autres évènements internes spécifiques dont activités team building)
  • Gérer les tâches diverses de la vie quotidienne : accueillir les visiteurs ; hygiène et propreté, gestion des réunions sur place ; gestion du courrier
  • Responsable de l’achat et de la gestion des fournitures de bureaux, consommables
  • Gestion des salles de réunion pour qu’elles soient opérationnelles au quotidien, ainsi que leurs réservations
  • Gestion de l’ensemble des prestataires qui interviennent sur le site

Travel planner

• • Support à l’organisation d’évènements internes et externes (séminaires, tables rondes…) :
    • Gestion de la relation avec les lieux (identification, recommandation, réservation)
    • – Gestion de l’évènement et du suivi avant/pendant et après (préparation des invitations, suivi des inscriptions, listes de présence, gestion repas/document/salle de réunion/mise en place)
    • Réservations déplacements : train / hôtel / restaurants

Le profil :

Compétences comportementales :

• Excellentes qualités relationnelles
• Proactivité, rapidité, efficacité
• Agilité et polyvalence (« couteau suisse »)
• Esprit d’équipe
• Autonome, organisé (e) et rigoureux (se )
• Empathie, bienveillance, ouvert(e) aux feedback et axes de progrès
• Prendre du plaisir à prendre soin des autres

En savoir plus sur le poste :

Personne ayant 8 à 10 ans d’expérience professionnelle reconnue, en tant qu’assistante de Direction et ou en tant qu’office manager

Avoir une expérience professionnelle en entreprise et/ou dans le conseil opérationnel (idéalement dans un cabinet d’avocats, dans un cabinet d’audit ou de stratégie)

Etudes supérieures

Rattachement à la RAF et au Partner en charge de l’accompagnement / observatoire

Poste basé à Villeneuve d’Ascq avec quelques déplacements à prévoir (France entière)